Email: 7 dicas para escrever uma boa mensagem fugindo das frases batidas

Para algumas pessoas o email já era, já é coisa do passado mas... o tempo passa, o tempo voa, vem rede social, vai rede social, a única coisa que continua numa boa é o email. Ele é o seu login em todos os sites!

E no nosso dia-a-dia, principalmente no trabalho, ele é uma importante ferramenta. Só que quando enviamos muitas mensagens, fica difícil ser criativo todos os dias e fugir daquelas mesmas frases batidas, conquistando a atenção do destinatário.

Pensando nisso, para aumentarmos nosso repertório, pesquisei algumas formas de substituir frases que mandamos no automático e tornar nossos emails mais atraentes para quem os recebe.

Cumprimentos

Começando pelo começo: Eu procuro evitar começar com "bom dia", "boa tarde", ou "boa noite" pois não temos como saber a que horas a pessoa lerá aquela mensagem.

É estranho demais ler um email as 9h que foi enviado às 22h do dia anterior que começa com boa noite. Sem falar em pessoas que estão em um fuso-horário diferente do seu.

Para mim, "olá, fulano" é uma ótima forma de começar a mensagem. O problema vem em o que escrever logo em seguida.

1 - "Como vai você?" ou "Como vão as coisas"

Essa é clássica, usamos muito. As vezes nem estamos interessados de verdade em como a pessoa está, mas a tradição é essa 😃.

Você pode substituir por...

Ir direto ao assunto - Não há nada errado em ser objetivo, direto e reto na missão. Tem gente que até prefere assim. Porém, ao terminar de escrever, re-leia a mensagem para ter certeza que não passou uma má impressão de ter sido rude.

Mas se seu destinatário gosta de mais atenção...

Um papo furado de leve - Se você conhece seu destinatário, pode demonstrar um pouco de carinho com algo como "Fiquei feliz em te rever no restaurante" ou "Espero que tenha gostado da nossa cidade"

2 - Eu sou FULANO da empresa TAL

Pode ser que seja necessário se apresentar, quando o destinatário não for alguém que você conheça mas... pode ser que o destinatário não esteja com tempo para apresentações.

Você pode substituir por...

Pular apresentações - Se há uma pessoa em comum entre vocês, escreva "Beltrano da XYZ me indicou você"

Dizer o motivo do email - Pessoas muito ocupadas gostam de tudo direto ao ponto. "Estou lhe escrevendo para saber mais sobre..."

Se você pode substituir, por quê não substituir? Substitua!

3 - "Conforme conversado..."

Essa sempre soa muito formal. Ou pior, pode soar agressiva ou autoritária.

Você pode substituir por...

Relembre a conversa anterior - "Quando conversamos na semana passada sobre o relatório de vendas..."

Pedir desculpas

Acontece. As vezes a gente pisa na bola. Mas não precisa enviar aquela desculpa esfarrapada.

4 - Desculpe por demorar a responder

A gente acaba esquecendo uma ou outra tarefa. Mas chamar a atenção para o erro só piora as coisas.

Você pode substituir por...

Não peça desculpas, agradeça - "Obrigado por ter aguardado pacientemente."

5 - "Sinto muito que se sinta mal..." ou "Me desculpe, mas..."

Quando você fala "sinto muito que esteja chateado" soa como se você falasse "estou chateado por ter que lidar com sua raiva". 

E "Me desculpe, mas..." significa "não sinto muito e vou dar uma desculpa esfarrapada"

Você pode substituir por...

Diga apenas que você sente muito e seja claro: "Sinto muito que meu erro tenha lhe prejudicado"

Encerrando a mensagem

Nos dedicamos em escrever um email personalizado, então não vamos ser clichês no final.

6 - Aguardo sua resposta

Ninguém gosta de ameaças. Afinal, isso soa como "É bom que você me responda, senão..."

Você pode substituir por...

Incentive a resposta - Se você quer que seu destinatário responda, diga o que você quer dele - "Dia 15 você estará livre para a reunião?"

7 - "Desde já, agradeço"

Ela pode soar como a anterior: "Eu já vou agradecer antecipadamente pois assim você fica me devendo o favor."

Você pode substituir por...

Valorizar a ajuda - Em vez de soar exigente, simplesmente demostre sua gratidão: “Grato pela sua atenção"


O que você achou destas dicas? Faria algo diferente? O que faltou? Acrescente sua sugestão nos comentários!